4. Soyez clair et concis

en raison du fait que	comme
un certain nombre de	certains
l’ensemble des	tous les
conformément à	suivant
dans le cadre de	lors de, à l’occasion de
par conséquent, en conséquence	ainsi
dans le but de	pour
au cas où	si
si ce n’est pas le cas	si ... ne ... pas sinon
en pareil cas	alors
en ce qui concerne, eu égard à	pour, quant à
au sujet de	pour, sur

La valeur d’un document n’est pas proportionnelle à sa longueur: vos lecteurs ne vous respecteront pas plus parce que vous avez écrit vingt pages plutôt que dix, surtout lorsqu’ils se rendront compte que vous auriez pu tout dire en dix pages! Il se peut même qu’ils vous reprochent de leur avoir «volé» leur temps.

Voici quelques pistes pour supprimer ce qui est inutile:

• ne parlez pas de ce qui est évident. Faites confi ance au bon sens de votre lecteur;
• n’émaillez pas votre document d’expressions vides telles que «comme on le sait», «il est généralement admis que», «à mon avis», «et ainsi de suite», «tant de l’avis de A que de celui de B»;
• ne vous répétez pas. Par exemple, quand vous faites référence à un comité dont le nom est long, n’écrivez son nom en entier qu’une seule fois: «Cette question a été posée au comité des achats de guides stylistiques. Le comité a répondu que…». Bien sûr, il pourra arriver que vous deviez reprendre ce nom, mais le principe demeure: évitez les répétitions inutiles.

Les textes courts et les expressions brèves ont généralement plus d’impact qu’un message dilué.

L’idéal serait:

1 document = 15 pages au plus
1 phrase = 20 mots en moyenne

Les phrases inutilement longues nuisent à la clarté des documents de la Commission. Essayez de les scinder en phrases courtes! Toutefois, n’oubliez pas les charnières («mais», «ainsi», «toutefois»), afi n que le texte conserve sa cohérence.

Un style simple et dépouillé, ça veut dire aussi:

... lever les ambiguïtés

Si vous utilisez le même mot pour différentes notions, il peut s’ensuivre de la confusion:

Vous devez introduire votre demande pour le 15 mai. Vous pouvez également introduire une demande de report de délai. Votre demande… (De quelle demande parlez-vous?).	Vous devez introduire votre demande pour le 15 mai. Vous pouvez également demander un report de délai. Votre demande...

... ne pas changer les mots pour une simple question de style

Vous pensez rendre votre texte moins ennuyeux en employant des mots différents pour une même notion. Là encore, pourtant, le lecteur peut être perdu.

Vous devez introduire votre demande pour le 15 mai. Le comité peut rejeter votre requête… (la demande?).	Vous devez introduire votre demande pour le 15 mai. Le comité peut la rejeter.

... utiliser la forme affirmative plutôt que la forme négative

Il n’est pas inhabituel que les demandes soient rejetées, aussi n’introduisez pas de recours avant d’être sûr que vous n’avez pas rempli la vôtre de façon incorrecte.	Il arrive souvent que les demandes soient rejetées. Aussi, avant d’introduire un recours, vérifiez que votre demande a été correctement remplie.